Rezerwacja, sprzedaż i dostawa na zamówienie Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk biletów lotniczych krajowych i zagranicznych

1.W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do: 1)sukcesywnej kompleksowej rezerwacji i zakupu biletów lotniczych w klasach wymaganych przez Zamawiającego; 2)przyjmowania od Zamawiającego i realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji, zmiany rezerwacji, zakupu biletu i dokonania wszelkich możliwych zmian odnośnie zakupionego biletu; 3)przyjmowania zamówień składanych pocztą elektroniczną, telefonicznie, pisemnie oraz w innej uzgodnionej formie – przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego; 4)realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji najpóźniej w ciągu 1 godziny od jego otrzymania; 5)niezwłocznego potwierdzenia otrzymania zlecenia zakupu oraz jego realizacji w ciągu 4 godzin od jego otrzymania; 6)zapewnienia całodobowej możliwości dokonania rezerwacji przez 7 dni w tygodniu, zmiany rezerwacji i wykupu biletu, również w dni wolne od pracy i święta; 7)kompleksowej obsługi Zamawiającego realizowanej każdorazowo przez osobę posiadającą uprawnienia kasjera lotniczego; 8)zapewnienia bezkolizyjnej realizacji wieloetapowych połączeń zagranicznych i krajowych oraz możliwości ich łączenia; 9)proponowania optymalnego połączenia oraz połączeń alternatywnych, w których ważny jest łączny czas podróży; 10)oferowania najtańszych biletów na danej trasie określonej przez Zamawiającego z uwzględnieniem najniższych dostępnych taryf publikowanych, stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych; 11)oferowania zróżnicowanych wariantów połączeń (minimum trzy najtańsze połączenia) z uwzględnieniem najkorzystniejszych warunków przelotu przy zachowaniu odpowiedniego standardu podróży – najpóźniej w ciągu 1 godziny od otrzymania zapytania od Zamawiającego; 12)stosowania przy każdorazowym zakupie biletów upustu, określonego w ofercie Wykonawcy (jeśli zaoferowano upust); 13)przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach; 14)na zlecenie Zamawiającego - przedłużania złożonych rezerwacji, a w razie braku możliwości przedłużenia rezerwacji w dotychczasowej cenie, powiadamiania Zamawiającego o tym fakcie oraz o nowej cenie; 15)informowania Zamawiającego o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanych lub wykupionych biletów, w szczególności na temat zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny wylotu lub odwołania wylotu, zmiany numeru lotu – niezwłocznie po uzyskaniu takiej informacji; 16)bezpłatnego dostarczania biletów lotniczych oraz faktur VAT do siedziby Zamawiającego, w terminie wymaganym przez Zamawiającego; 17)w sytuacji nagłej, bezpłatnego dostarczenia biletu do własnego biura obsługi klienta na lotnisku, ewentualnie do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika, który realizuje przelot; 18)w przypadku, gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż w Polsce, zapewnienia możliwości bezpłatnego odbioru biletu w przedstawicielstwie w kraju wylotu lub, po uzgodnieniu z Zamawiającym, bezpłatnego dostarczenia odbiorcy biletu w inny sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie; 19)udzielania informacji i pomocy osobie podróżującej w przypadku wystąpienia zmian podczas podróży; 20)zapewnienia pomocy osobie podróżującej w sytuacji awaryjnej, w tym zapewnienia dostępu do całodobowej obsługi - Helpdesku; 21)negocjowania z określonymi przewoźnikami korzystnych dla Zamawiającego warunków rezygnacji z zamówionych biletów; 22)zapewnienia bezpłatnej wymiany wcześniej nabytego biletu w przypadku upadłości przewoźnika, to jest bez ponownego pobrania opłaty transakcyjnej (Wykonawca zobowiązany jest również wystąpić do przewoźnika lub syndyka o zwrot pieniędzy za niewykorzystany bilet oraz zwrócić Zamawiającemu całą kwotę otrzymaną za niewykorzystany bilet niezwłocznie po jej otrzymaniu (zapis Rozdziału III ust. 17 SWZ stosuje się odpowiednio)); 23)zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami umownymi, obowiązującymi przepisami polskimi, jak również przepisami krajów docelowych; 24)w przypadku konieczności pilnych wyjazdów - dołożenia wszelkich starań umożliwiających realizację najkorzystniejszego połączenia lotniczego, które zapewni terminowe przybycie na miejsce przeznaczenia osób podróżujących; 25)zapewnienia możliwości dokonywania odprawy online i informowania o potrzebnych do odprawy danych pasażera i terminie ich przesłania; 26)pośrednictwa między Zamawiającym a przewoźnikiem w przypadku ewentualnych spraw reklamacyjnych składanych do przewoźnika w zakresie usług objętych zamówieniem; 27)zmiany na bilecie nazwiska oraz wszelkich innych wymaganych danych osoby, na którą wystawiono bilety (rezerwacje), zmiany trasy, terminu podróży lub klasy oraz ewentualnego anulowania zaplanowanego przelotu, którego dana rezerwacja dotyczy, zgodnie z warunkami taryf, o ile fakt ten został zgłoszony pisemnie (drogą elektroniczną) Wykonawcy nie później niż na 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży; 28)wystawiania faktur z uwidocznieniem ceny jednostkowej biletu, opłaty transakcyjnej oraz upustu udzielonego przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego; 29)sporządzania i przesyłania na zlecenie Zamawiającego narastających zbiorczych raportów (w terminie 5 dni roboczych od przesłania zlecenia) z realizacji umowy na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur; 30)poinformowania Zamawiającego o wykorzystaniu 85% wartości umowy, w terminie 3 dni od zaistnienia tej okoliczności; 31)zapewnienia możliwości kupowania biletów w ramach zamiany punktów lojalnościowych przyznawanych przez przewoźników. 2.Szczegółowe informacje są w rozdziale III SWZ.